توثيق وارشفة كافة الكتب الداخلية والخارجية التابعة للوحدة الادارية .
متابعة الاجراءات المتخذة على كل كتاب صادر او وارد او مذكرة داخلية.
حفظ الوثائق بما فيها الكتب الرسمية والرسوم والخرائط ويمكن للمستخدمين الرجوع اليها بسرعة وسهولة .
تكوين نسخ متعددة من الوثائق المحفوظة في النظام على وسائط خزن خارجية وامكانية استرجاعها .
تتوفر تقارير كثيرة حسب محددات معينة .
مزايا النظام :
1 للمستخدم مطلق الحرية في تكوين قاعدة البيانات (حقول الحافظات) حسب حاجة الجهة المستفيدة بما يضمن الاسترجاع الكفوء للوثائق المحفوظة .
2 امكانية تعريف عدة مستخدمين وتحديد صلاحيات الفعاليات لكل مستخدم مما يضمن الحفاظ على البيانات وقيام كل مستخدم بالمهام المناطة به فقط .
3 امكانية التعامل مع صور الوثائق التي تم حفظها واضافة نصوص مع تسهيلات للمستخدم من تكبير وتدوير وتصفح سريع لصور الاضبارة الواحدة .
4 امكانية عمل مسح (تصوير) للوثائق باستخدام جهاز الـ (Scanner) من داخل النظام دون الحاجة الى انهاء البرنامج .
5 امكانية تكوين نسخ احتياطية من الملفات والصور المحفوظة باستخدام النظام واسترجاع هذه النسخ عن طريق النظام ايضاً .
6 يوفر مستويات متعددة من الحماية والامنية للصور والوثائق من خلال اخفاء / اعادة اظهار الوثائق معينة للمستخدم المحدد .
7 امكانية اجراء بحث عن وثائق محفوظة من خلال تحديد مفاتيحها كاملة او جزء منها .
8 امكانية اخفاء / اعادة اظهار لوثائق معينة وللمستخدم المحدد .
9 توثيق وارشفة كافة الكتب الصادرة والواردة والمذكرات الداخلية العائدة للوحدة التنظيمية .
10 بالامكان احالة الكتب الداخلية (المذكرات الداخلية) والخارجية (الصادر ، الوارد) الكترونياً الى الاقسام ذات العلاقة .
11 متابعة حالة الكتب (منفذ ، قيد التنفيذ ، غير منفذ) والاجراءات المتخذة لكل كتاب .
ملاحظة : النظام شبكي يعمل تحت بيئة الـWindows